تتفاوت الموضوعات في الطول حسب أهمية الموضوع. فهناك موضوعات تقع في بضعة أسطر أو فقرات قليلة العدد، وهناك موضوعات أخرى تُعرض في أكثر من 30 صفحة، كموضوع المسجد أو الشِّعر أو الطيور في الموسوعة العربية العالمية. ومقالة العلوم عند العرب والمسلمين هي أطول مقالة في الموسوعة العربية العالمية، وتقع في حدود 126 صفحة. وتختلف الأساليب المستخدمة في إعداد هذه الموضوعات القصيرة والطويلة من أسلوب إلى آخر، طبقًا لطول المقالة، أو قصرها، وطبقًا لخطَّة الناشر.

بعد أن يتم نشر الموسوعة، يبقى التنقيح المستمر ضروريًا. ومنذ الفراغ من طباعة الموسوعة حتى موعد الطبعة التالية، لابد أن يقوم المحررون بإضافة موضوعات جديدة، أو تنقيح ومواءمة موضوعات قديمة، لجعل الموسوعة مواكبة لما يستجدُّ باستمرار من أحداث أو إنجازات أو تطور في مجال العلوم والمعرفة.

عند إعداد موضوعات جديدة، أو تنقيح موضوعات سابقة، يقوم المحررون في الموسوعة العربية العالمية باتباع إجراءات متأنية ـ خطوة خطوة، للتأكد من أن المواد العلمية الجديدة تتطابق وأهداف الموسوعة وأغراضها العلمية. ويقرر جهاز التحرير التنقيحات التي يجب إجراؤها في كل طبعة بناءً على معلومات تُستقَى عن تغيّر الاحتياجات المرجعية لدى جمهور الموسوعة. وتأتي هذه المعلومات من توصيات المستشارين والخبراء، ومن البحث العلمي وتقويم ردود الفعل المختلفة الخاصة بالموسوعة العربية العالمية. وعند إعداد موضوع رئيسي جديد، أو تنقيح موضوع سابق، يُلتزم بالخطوات التالية:



وضع المواصفات. يُعدُّ محررو الموسوعة العربية العالمية مواصفات (خطة مفصلة) كل موضوع من الموضوعات التي تشكِّل أهمية قصوى لكاتب الموضوع بوصفها دليلاً له؛ فهي تحدد له المعلومات التي ينبغي إدراجها في الموضوع، كما ترشده بوجه عام إلى كيفية تسلسل فقرات الموضوع. وقبل إعداد المواصفات، يقوم أحد المحررين بدراسة الموضوع العلمي دراسة وافية حتى يتمكن من معرفة المعلومات ذات الفائدة القصوى للجمهور. كما يقوم المحرر أيضا بتحديد المستوى، أو المستويات التعليمية المدرسية التي يمكن أن تستفيد من معلومات الموضوع.

كل هذه المعلومات ضرورية، ليس فيما يتعلق بمسألة اختيار محتوى الموضوع فحسب، بل وفي اختيار مفردات لغته وتركيب جُمله.

وعلى صعيد إعداد المواصفات وعلاقتها باستخدام الموسوعة في المدارس، يقوم محررو الموسوعة العربية العالمية بالاستفادة من: 1- التحليل المستمر لمقررات المناهج الدراسية. 2- المعلومات التي يتم الحصول عليها من برنامج بحث موسّع في الفصول الدراسية. ويعمل المحررون جنبا إلى جنب مع المرشدين والاستشاريين من أجل تطوير وتحديد المواصفات.

وفي الوقت الذي يجري فيه تحديث النص، يقوم الفنانون بتطوير خطط الوسائل الإيضاحية. ومن أهداف هذه الخطط التأكد من أن الصور والأشكال الإيضاحية والخرائط والأعمال الفنية الأخرى ملائمة للذي توضحه.



اختيار الكاتب المشارك. يُعدُّ اختيار الكاتب المشارك أمرًا حيويًا في عملية إنتاج الموسوعة. ويقع على المحررين عبء اختيار الكتّاب المشاركين والخبراء في مجالات تخصصاتهم. وقد يقوم أكثر من كاتب مشارك بكتابة الموضوعات الطويلة والمعقدة التفاصيل. وفي مثل هذه الحالات، يقوم كل خبير مشارك بكتابة الجزء المتعلق بمجال اختصاصه. والمتبَع هو أن يُعطى كل خبير نسخة من المواصفات (ويستحسن تزويده بعناصر الموضوع) وبإمكانه أن يقترح تعديلات بالحذف، أو الإضافة، لتحسين الموضوع.



تحرير المخطوطة أو المسوّدة الأولى. يتطلب تحرير المخطوطة، أو المسوّدة الأولى التي تأتي من الكاتب المشارك، مهارة وخبرة لابد من توافرها لدى محرري الموسوعة. ففي البداية يقوم أحد محرري الموسوعة بقراءة المخطوطة أو المسوّدة للتعرف على المعلومات الواردة في المقالة. ثم يقوم المحرر بإحداث بعض التغييرات، إذا لزم الأمر، لكي تنسجم الموضوعات وخطط الموسوعة من حيث المحتوى والأسلوب وعلامات الترقيم والمستوى اللغوي، بينما يقوم باحث مساعد للمحرر بالتأكد من صحة المعلومات والحقائق. ومن مسؤولية المحرر أن يوضّح المفاهيم الصعبة الواردة في الموضوع، كما يضيف أية حقائق أو معلومات أخرى يراها ضرورية. وقد تحال المقالة إلى قسم المواءمة والتنقيح لتُجرَى عليها أي عملية من عمليات المواءمة. بعد ذلك، تُعرض المسوّدة على محرري النسخ، والتربويين المتخصصين في مجال الموضوع. وعلى المستشارين التأكد من تحقُّق المقروئيّة (وضوح النص وسهولة القراءة...). وبعد التأكد من هذه النواحي، يُخزّن النص في الحاسوب بحيث يمكن استرجاعه وإجراء أية تنقيحات عليه بسهولة تمهيدًا لقراءته قراءة شاملة.



وضع الوسائل الإيضاحية في الموضوع. يتطلب تصميم وإنتاج الوسائل الإيضاحية، من رسوم أو خرائط أو صور أو أشكال، جهدًا مشتركًا من خبراء التصميم والفنانين معا. ويعمل هؤلاء عن كثب مع المحرر في عملية اختيار الوسائل الإيضاحية المناسبة والتخطيط الفني للموضوع، بحيث تتعاضد الوسائل الإيضاحية مع النص في عرض الموضوع وتوضيحه. ويتطلب هذا أن يعمل خبراء التصميم والإخراج الفني على وضع الوسيلة الإيضاحية بمحاذاة الجزء المُراد توضيحه من النَّص، أو قريبًا منه.



توفير الإحالات المرجعية. تزويد النصوص والوسائل الإيضاحية بالإحالات المرجعية، هو عمل المحررين المُدَرّبين تدريبًا خاصًا، لإرشاد القرّاء إلى حقائق وموضوعات معينة، بحيث يتمكن القارئ من تحديد موقع كل المعلومات المهمة المبثوثة في أماكن متفرقة في الموسوعة، والمتعلقة بالموضوع الماثل بين يديه. وكذلك يقوم محررو هذه الإحالات بمراجعة وضبط قوائم أسماء الموضوعات ذات الصلة بالموضوع المطروح والمثبتة في نهاية النص، سواء أكان هذا النص جديدًا أم منقحًا.



الفهرسة. تتطلب الفهرسة مهارة مُفهرسين مُدرّبين ومتخصصين في الحاسوب. ويقوم المفهرسون باختيار عناصر (عناوين وكلمات إرشادية) لإضافتها في الفهرس ونظام الحاسوب. ويكون لنظام الحاسوب هذا ملفان اثنان: أحدهما يستخدم ترتيب الصفحات التي ترد فيها المادة، صفحة تلو الأخرى، والآخر يستخدم ترتيب المواد حسب الألفبائية، كما هي في الفهرس النهائي الألفبائي. وبعد إكمال جميع الأعمال التحريرية في الموسوعة، يتم إنتاج مجلد الفهرس إنتاجًا أخيرًا، باستخدام تقنية التصفيف الضوئي، أو الفوتوغرافي ذي السرعة العالية.