يتطلب إعداد موسوعة جديدة، أو مراجعة وتحديث موسوعة قديمة كثيرًا من العمل. فلا بد أولا من أن يكون لدى الناشر فكرة واضحة عن أغراض الموسوعة وأهدافها. وعلى الناشر قبل الشروع في العمل أن يجيب عن عدد من الأسئلة مثل : أي الموضوعات ستشملها الموسوعة؟ ماحجم التركيز والعمق الذي ستحظى به هذه الموضوعات؟ من جمهور الموسوعة؟ ما أفضل طريقة لترتيب المواد والموضوعات بحيث يستفيد منها الناس أفضل استفادة؟ ما عدد مجلدات الموسوعة؟ ما مجمل عدد الصفحات؟ ما نوع وسائل الإيضاح (الرسوم، الخرائط، الأشكال، الصور)، وما عددها؟ ما أفضل الطرق لمساعدة القارئ في الاهتداء إلى موقع المعلومات التي يريدها بسهولة؟
الأغراض والأهداف. لابد أن يعرف القائمون على الموسوعة الهدف العام منها، قبل أن يحددوا الموضوعات التي ستشتمل عليها. وتعتمد كتابة الموضوعات من حيث الحجم والشمول، أو العمق المتخصص، على نوع الموسوعة، وكونها متخصصة أو عامة، وعلى تحديد حجم التغطية المعرفية المنشودة.
جمهور الموسوعة. يؤدي جمهور الموسوعة دورًا مهمًا في تخطيط الموسوعة. فبعض الموسوعات موجّهة إلى الأطفال أساسًا، وبعضها موضوعة للباحثين والمتخصصين. وهناك موسوعات موجهة إلى العائلة. وتهدف موسوعات العائلة إلى تلبية الاحتياجات المرجعيّة والدراسية للطلاب في مراحل التعليم الابتدائي والمتوسط والثانوي وما بعده. كما أن موسوعات العائلة هذه مُصمّمة لتكون مرجعًا يوميا عامًا لأفراد العائلة، وللمدرسين والمتخصصين في المكتبات، ولقطاعات عريضة من الناس، أصحاب المهن والأعمال المختلفة.

في هذا الإطار، تكون وظيفة جهاز تحرير الموسوعة تزويد القارئ بالمعلومات الصحيحة والموضوعية. وعليه، فدور المحررين يكمُن في إقامة روابط وجسور بين هذا الكمّ من المعارف وبين أولئك القرّاء الذين يريدون الاطلاع عليها. ويقوم المحررون هنا بدور المفسّرين والمترجمين الذين يُقدمون ويَعْرضون معلومات يمكن للقارئ أن يفهمها بسهولة ويُسر. ولتحقيق هذه الوظيفة، يعمل المحررون على اختيار النصوص وتنقيحها، كما يعملون على اختيار الرسوم والصور وغيرها من وسائل الإيضاح، وفي ضوء تصوّر واضح لجمهور الموسوعة.



حجم الموسوعة. يعتمد عدد صفحات الموسوعة وعدد مجلداتها على حجم المعلومات المراد عرضها، ومَنْ سيستخدم الموسوعة، كما يعتمد أيضًا على سعرها الذي ستُعرض به للبيع. وبغض النظر عن عدد الصفحات وعدد المجلدات، فليس هناك موسوعة يمكن أن تشمل كل المعلومات المتوفرة عن كل موضوع. ومن أجل ذلك، تتضمن معظم الموسوعات قوائم بأسماء كتب للقراءة الإضافية، أو تتضمن مواد أخرى لتقديم معلومات إضافية.



ترتيب موادّ الموسوعة. تستخدم معظم الموسوعات أحد أسلوبين رئيسيين في ترتيب الموضوعات. هذان الأسلوبان هما: الترتيب حسب الألفبائية، أو الترتيب حسب الموضوعات.